dokumentide säilimise eest pannakse asutuste juhtidele ning vastava kategooria dokumentidega töötavatele ametiisikutele.
Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumentide säilitustähtajad määratakse kindlaks asutuse tegevuse käigus kujunevate dokumentide kehtestatud korras kinnitatud loeteludega. Üldjuhul säilitatakse kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi ning nende läbivaatamise ja lahendamisega seotud dokumente viis aastat. Vajaduse korral võib asutuse alatine ekspertiisikomisj on teha otsuse kodanike kõige väärtuslikumate ettepanekute säilitustähtaja pikendamise või nende alatisele säilitamisele jätmise kohta.
Ekspertiisikomisjonide otsused kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumentide säilitustähtaja pikendamise ja nende säilitamisele väljavalimise kohta peab tingimata kinnitama asutuse juht.
11. Alatisele ja ajutisele (üle 10 aasta) säilitamisele kuuluvad toimikud antakse pärast ühe aasta möödumist nende asjaajamises lõpetamisest üle asutuse arhiivi. Ajutisele säilitamisele (kuni 10 aastat incl.) kuuluvad toimikud antakse arhiivi asutuse juhi äranägemisel.
Kehtestatud säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumendid NSV Liidu Ministrite Nõukogu juures asuva Arhiivide Peavalitsuse poolt kehtestatud korras.
12. Käesolev juhend ei laiene asjaajamisele kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste osas, mille läbivaatamise kord on kindlaks määratud NSV Liidu ja Eesti NSV kriminaal- ja tsiviilprotsessiseadusandlusega, „Töövaidluste läbivaatamise korra põhimäärusega“, „Avastuste, leiutiste ja ratsionaliseerimisettepanekute põhimäärusega“, „Sidemäärustikuga“ ning NSV Liidu ja Eesti NSV muu seadusandlusega.
