Vastuvõtuaeg ja -koht tehakse kodanikele teatavaks asutuse ruumis väljapandud teatega.
Asutuse juhataja on kohustatud väljakuulutatud kõnetundidest rangelt kinni pidama. Kui ta ettenähtud ajal temast olenematutel põhjustel kodanikke vastu võtta ei saa, on ta kohustatud kindlustama, et jutulesoovijaid võtaks vastu tema asetäitja.
Külade, alevite ja rajoonilise alluvusega linnade töörahva saadikute nõukogude täitevkomiteedes peab olema töö korraldatud nõnda, et kodanikel oleks igal tööpäeval kindlaksmääratud kellaajal võimalus isiklikult kokku saada kas täitevkomitee esimehe või sekretäriga.
Vastuvõtul esitatud suulised ettepanekud, avaldused ja kaebused registreeritakse selleks sisseseatud raamatusse (vorm lisas nr. 1) ning need lahendatakse ühesugustel alustel kirjalikult esitatud ettepanekute, avalduste ja kaebustega.
3. Kodanike kirjalike ettepanekute, avalduste ja kaebuste registreerimine
Kodanikelt kirjalike ettepanekute, avalduste ja kaebuste vastuvõtmine peab asutuses toimuma ühes kindlas kohas kogu tööaja vältel. Ettepanekute, avalduste ja kaebuste vastuvõtmise ja kodanikele nende esitamise hõlbustamiseks pannakse asutuses nähtavale kohale eraldi veel postkast pealiskirjaga „Ettepanekute, avalduste ja kaebuste jaoks“.
Sõltumata sellest, kuidas kodaniku ettepanek, avaldus või kaebus asutusse on saabunud, kuulub see eelkõige registreerimisele.
Kodanike ettepanekute, avalduste või kaebuste kaotsimineku vältimiseks ja nende täitmise kontrollimiseks tuleb vabariigi igas asutuses organiseerida ühtne, tsentraliseeritud registratsioon. Ühtegi ettepanekut, avaldust ja kaebust ei või täitmiseks võtta, käest kätte edasi anda ega ka sellele vastust saata ilma tsentraliseeritud korras registreerimata.
Registreerimisele eelneb kirjade avamine ja nende pakilisuse selgitamine. Kiire iseloomuga kirjad registreeritakse ja kantakse asutuse juhatajale ette viivitamatult.
Kui asutusse saabub kodaniku kiri, mis sisaldab andmeid, millised ei kuulu avaldamisele, siis tuleb seda kirja käsitleda ja hoida vastavalt salajase kirjavahetuse eeskirjadele.
Ümbrikust väljavõetud kiri ja selle juurde kuuluvad lisadokumendid tuleb hoolikalt kokku kinnitada. Ümbrik säilitatakse kirja juures, selleks et tarviduse korral tõestada kirja postipanemise ja kättesaamise kuupäeva.
Ettepaneku, avalduse ja kaebuse registreerimine toimub kas lauajuhendi- või kartoteegisüsteemis nii kronoloogilises kui ka tähestikulises järjestuses.
Registreerimine lauajuhendis
1. Registreerimine tähestikulises järjekorras
Asutustes, kus saabuvate ettepanekute, avalduste ja kaebuste arv on väike, piisab nende arvelevõtmisest üksnes lauajuhendis (vorm lisas nr. 2), mida peetakse lahus asutuse üldisest kirjavahetuse registratsioonist. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste registreerimise lauajuhend
