Eesti NSV Ministrite Nõukogu määrus 07.05.1982 nr 298
| Eesti NSV Ministrite Nõukogu määrus Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise kohta riigiorganites, ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides |
| ENSV ÜVT 1982, 23, 349 |
EESTI NSV MINISTRITE NÕUKOGU MÄÄRUS
349. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise kohta riigiorganites, ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides
Vastavalt NSV Liidu Ministrite Nõukogu 13. oktoobri 1981. a. määrusele nr. 986 Eesti NSV Ministrite Nõukogu määrab:
1. Kinnitada juurdelisatud „Riigiorganites, ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise juhend“.
2. Eesti NSV ministeeriumidel, riiklikel komiteedel ja keskasutustel, linnade ja rajoonide täitevkomiteedel ning ettevõtetel, asutustel ja organisatsioonidel seada 1. jaanuarist 1983. a. käesoleva määrusega kinnitatud juhendi kohaselt sisse kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise ühtne kord.
3. ENSV Riiklikul Kirjastuste, Polügraafia ja Raamatukaubanduse Komiteel tagada käesoleva määrusega kinnitatud juhendis ettenähtud registreerimis- ja kontrollkaartide valmistamine ning määrata kindlaks Eesti NSV ministeeriumide, riiklike komiteede ja keskasutuste ning linnade ja rajoonide täitevkomiteede poolt nimetatud kaartide saamiseks nõudeavalduste esitamise kord ja tähtajad.
4. Tunnistada 1. jaanuarist 1983. a. kehtetuks Eesti NSV Ministrite Nõukogu 22. juuli 1968. a. määruse nr. 250 „Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste läbivaatamise korra kohta“ (ENSV Teataja 1968, nr. 35, art. 249) punktid 1, 2 ja 3.
- Eesti NSV Ministrite Nõukogu esimees V. KLAUSON
- Eesti NSV Ministrite Nõukogu asjadevalitseja E. MATT
Tallinn, Toompea, 7. mail 1982. Nr. 298.
| Kinnitatud Eesti NSV Ministrite Nõukogu 7. mai 1982. a. määrusega nr. 298 |
Riigiorganites, ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise
juhend
1. Käesolevat juhendit kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise kohta rakendatakse Eesti NSV ministeeriumides, riiklikes komiteedes ja keskasutustes, linnade ja rajoonide täitevkomiteedes ning ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides (edaspidi „asutused“).
2. Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste lahendamisega seotud asjaajamine toimub asutustes eraldi muust asjaajamisest ja see tehakse ülesandeks spetsiaalselt määratud ametiisikutele.
Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste lahendamisega seotud asjaajamise seisukorra eest asutustes vastutavad isiklikult asutuste juhid. Nad kontrollivad süstemaatiliselt asjaajamise korraldust vastavates asutustes ja rakendavad abinõusid selle töö täiustamiseks.
3. Kõik asutustesse saabuvad kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused tuleb võtta vastu ja arvele ning registreerida tsentraliseeritult registreerimis- ja kontrollkaartidel (vorm juurde lisatud) nende saabumise päeval.
Kirjaümbrikud säilitatakse juhul, kui ainult nende põhjal on võimalik kindlaks määrata saatja aadressi või kui postitempli kuupäev on vajalik ettepaneku, avalduse ja kaebuse saatmise või saabumise aja tõendamiseks, samuti muudel vajalikel juhtudel.
Kodanike isikliku vastuvõtu korral tuleb nende kirjalikud ja suulised ettepanekud, avaldused või kaebused samuti tsentraliseeritult registreerida registreerimis- ja kontrollkaartidel.
Ettepaneku, avalduse või kaebuse registreerimisindeks märgitakse registreerimistempli jäljendile, mille koht ja vorm on kindlaks määratud ENSV VST-ga 3-81. Registreerimisindeks koosneb autori perekonnanime -esitähest ja saabunud ettepaneku, avalduse või kaebuse järjekorranumbrist (näiteks K-401). Registreerimisindeksit võib täiendada muude tähistega, mis tagavad kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste süstematiseerimise, leidmise, analüüsi ja säilimise.
4. Kodanike korduvatele ettepanekutele, avaldustele ja kaebustele antakse registeerimisindeks nende saabumise järjekorras, registreerimis ja kontrollkaardi vastavasse lahtrisse aga märgitakse esimese ettepaneku, avalduse või kaebuse registreerimisindeks. Korduvate ettepanekute, avalduste ja kaebuste paremasse ülanurka ning registreerimis- ja kontrollkaartidele tehakse märge „KORDUV“ ja nende juurde koondatakse kogu eelnev kirjavahetus.
Korduvateks tuleb lugeda ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi, mis on saabunud ühelt ja samalt isikult ühes ja samas küsimuses, kui esmakordse ettepaneku, avalduse või kaebuse esitamisest on möödunud seadusandlusega kehtestatud läbivaatamistähtaeg või kui avaldaja ei ole rahul talle antud vastusega.
Ühe ja sama isiku ettepanekud, avaldused ja kaebused ühes ja samas küsimuses, mis on saadetud erinevatele adressaatidele ja on saabunud läbivaatamiseks ühte ja samasse asutusse, võetakse arvele esmakordse ettepaneku, avalduse või kaebuse registreerimisindeksi all, millele lisatakse murrujoone taga järjekorranumber (näiteks K-401/1, K-401/2, K-401/3).
5. Registreerimis- ja kontrollkaartide eksemplaride ja kartoteekide arv asutuses määratakse kindlaks vastavalt ettepanekute, avalduste ja kaebuste arvelevõtmise, teatmetöö, nende lahendamiseks antud korralduste täitmise kontrolli ja nende analüüsi tagamise vajadusele. Kartoteeke võib moodustada ettepanekuid, kaebusi ja avaldusi esitanud isikute perekonnanimede tähestikulises järjekorras ning kirjades käsitletud küsimuste teemade järgi.
Vajaduse korral võib pidada avaldusi, kaebusi ja ettepanekuid esitanud kodanike perekonnanimede tähestikulist registrit.
6. Kontroll kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste õigeaegse lahendamise üle asutustes pannakse ametiisikutele, kes on kohustatud tagama kirjade tähtajalise, õige ja täieliku läbivaatamise ning kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste suhtes vastuvõetud otsuste täitmise.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused, mis on saadetud asutusse erinevate adressaatide poolt, kes nõuavad läbivaatamise tulemuste teatamist, võetakse erilise kontrolli alla. Sel juhul märgistatakse registreerimis- ja kontrollkaartide kõik eksemplarid ning ettepanekud, avaldused ja kaebused ENSV VST-ga 3-81 kindlaksmääratud kohas templiga „KONTROLL“ või kontrollmärkega „К“.
Kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi, millele antakse vahepealsed vastused, kontrolli alt maha ei võeta. Kontroll lõpeb alles siis, kui on tehtud otsus ja rakendatud ellu piisavad abinõud ettepaneku, avalduse või kaebuse lahendamiseks. Otsuse kodanike ettepanekute, avalduste või kaebuste kontrolli alt mahavõtmise kohta teevad asutuste juhid või teised ametiisikud, kes vastutavad kodanike kirjade tähtajalise ja õige läbivaatamise eest.
7. Vastuseid kodanike ettepanekutele, avaldustele ja kaebustele annavad asutuste juhid ning teised selleks volitatud ametiisikud. Vastuse võib anda kirjalikus või suulises vormis. Suulise vastuse korral tehakse registreerimis- ja kontrollkaardile vastav kirje.
Vastuse indeks koosneb registreerimisindeksist ja selle toimiku numbrist (nomenklatuuri järgi), milles hoitakse kirjavahetust vastavas küsimuses.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused loetakse lahendatuks, kui kõik. nendes püstitatud küsimused on läbi vaadatud, kui nende lahendamiseks on rakendatud vajalikke abinõusid ja antud ammendavad vastused kooskõlas kehtiva seadusandlusega.
8. Asutuste juhid või nende ülesandel teised ametiisikud peavad süstemaatiliselt analüüsima ja üldistama kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi ning nendes sisalduvaid praktilisi märkusi, et õigeaegselt välja selgitada ja kõrvaldada kodanike õiguste ja seadusega kaitstud huvide rikkumiste põhjused ja täiustada asutuste tööd.
Materjale analüüsimiseks ja üldistamiseks valmistavad ette ametiisikud, kes tegelevad kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste alase asjaajamisega, ning vormistavad need analüütiliste õienditena, mis esitatakse asutuse juhile iga aasta 15. jaanuariks. Jooksva iseloomuga analüütilisi õiendeid koostatakse vastavalt vajadusele.
9. Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused tuleb pärast lahendamist tagastada koos kogu juurdekuuluva materjali ning registreerimisja kontrollkaardi eksemplariga kodanike ettepanekute, kaebuste ja avaldustega seotud asjaajamisega tegelevatele ametiisikutele toimikute ja kartoteekide tsentraliseeritud moodustamiseks. Toimikute moodustamine ja pidamine täitjate juures on keelatud.
Igal ettepanekul, avaldusel ja kaebusel peab pärast lõplikku lahendamist ja täitmist olema kirje „TOIMIKUSSE“ ja selle otsuse teinud ametiisiku isiklik allkiri.
Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused, vastuste ärakirjad ning dokumendid, mis on seotud nende lahendamisega, samuti kodanike isiklikku vastuvõttu puudutavad dokumendid ühendatakse toimikusse vastavalt asutuse kinnitatud toimikute nomenklatuurile.
Dokumendid paigutatakse toimikutesse kronoloogilises või tähestikulises järjekorras. Iga ettepanek, avaldus või kaebus ja kõik nende läbivaatamisse ja lahendamisse puutuvad dokumendid moodustavad toimikus iseseisva grupi. Korduva ettepaneku, avalduse või kaebuse või täiendavate dokumentide saamisel paigutatakse need vastava dokumendigrupi juurde.
Toimikute moodustamisel kontrollitakse dokumentide toimikusse paigutamise õigsust ja nende täielikkust (komplektsust). Lahendamata jäänud ettepanekute, avalduste ja kaebuste, samuti ebaõigesti vormistatud dokumentide õmblemine toimikutesse on keelatud.
Toimiku kaas vormistatakse vastavalt GOST-ile 17914-72.
10. Kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi säilitatakse ja kasutatakse asutuses teatmelisel ja muul otstarbel.
Vastutus kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumentide säilimise eest pannakse asutuste juhtidele ning vastava kategooria dokumentidega töötavatele ametiisikutele.
Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumentide säilitustähtajad määratakse kindlaks asutuse tegevuse käigus kujunevate dokumentide kehtestatud korras kinnitatud loeteludega. Üldjuhul säilitatakse kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi ning nende läbivaatamise ja lahendamisega seotud dokumente viis aastat. Vajaduse korral võib asutuse alatine ekspertiisikomisj on teha otsuse kodanike kõige väärtuslikumate ettepanekute säilitustähtaja pikendamise või nende alatisele säilitamisele jätmise kohta.
Ekspertiisikomisjonide otsused kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumentide säilitustähtaja pikendamise ja nende säilitamisele väljavalimise kohta peab tingimata kinnitama asutuse juht.
11. Alatisele ja ajutisele (üle 10 aasta) säilitamisele kuuluvad toimikud antakse pärast ühe aasta möödumist nende asjaajamises lõpetamisest üle asutuse arhiivi. Ajutisele säilitamisele (kuni 10 aastat incl.) kuuluvad toimikud antakse arhiivi asutuse juhi äranägemisel.
Kehtestatud säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud dokumendid NSV Liidu Ministrite Nõukogu juures asuva Arhiivide Peavalitsuse poolt kehtestatud korras.
12. Käesolev juhend ei laiene asjaajamisele kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste osas, mille läbivaatamise kord on kindlaks määratud NSV Liidu ja Eesti NSV kriminaal- ja tsiviilprotsessiseadusandlusega, „Töövaidluste läbivaatamise korra põhimäärusega“, „Avastuste, leiutiste ja ratsionaliseerimisettepanekute põhimäärusega“, „Sidemäärustikuga“ ning NSV Liidu ja Eesti NSV muu seadusandlusega.
| „Kodanike ettepanekute, avalduste ja kae- bustega seotud asjaajamise juhendi“ juurde |
Registreerimis- ja kontrollkaardi
vorm
(täitmise juhised juurde lisatud)
| 0229140 | REGISTREERIMIS- JA KONTROLLKAART |
Korrespondent (perekonna-, ees- ja isanimi, aadress, telefon) |
Eelnevad pöördumised kuupäev .... nr. .... kuupäev .... nr. |
Dokumendi liik .... Lehel |
Saatekirja autor, kuupäev ja indeks |
Saabumise kuupäev ja indeks |
Sisukokkuvõte |
Vastutav täitja |
Resolutsioon |
Resolutsiooni autor |
Täitmise tähtaeg |
- Formaat A5 (148×210)
| TÄITMISE KÄIK | |||
| Täitmiseks andmise kuupäev |
Täitja | Märge vahepealse vastuse või täiendava järelepärimise kohta |
Kontroll- märkmed |
Täitmise kuupäev, vastuse indeks |
Adressaat |
Sisu |
| Toimik | Köide | Lehed | Fond nimistu toimik |
Registreerimis- ja kontrollkaardi esikülg
Korrespondent — avaldaja(te) perekonna-, ees- ja isanimi, elu- või töökoht, telefon, allkirjata kirjade kohta tehakse märge „allkirjata“.
Eelnevad pöördumised — avaldaja eelnevate ettepanekute, avalduste ja kaebuste kuupäevad ja registreerimisindeksid.
Dokumendi liik — ettepanek, avaldus või kaebus, mis on saabunud posti teel või üle antud isiklikul vastuvõtul, ja dokumendi lehtede arv.
Saatekirja autor, kuupäev ja indeks — ettepaneku, avalduse või kaebuse edasi saatnud organisatsiooni nimetus.
Saabumise kuupäev, indeks — ettepaneku, avalduse või kaebuse saabumise kuupäev (posti teel või isiklikul vastuvõtul) ja selle registreerimisindeks.
Sisu kokkuvõte — ettepaneku, avalduse või kaebuse sisu kokkuvõte.
Vastutav täitja — organisatsiooni või selle struktuuriüksuse nimetus, kes vastutab ettepaneku, avalduse või kaebuse lahendamise eest.
Resolutsioon — kantakse üle dokumendilt või pannakse kirja isiklikul vastuvõtul.
Resolutsiooni autor — esimese resolutsiooni autoriks oleva juhi ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid.
Täitmise tähtaeg — märgitakse vastavalt resolutsioonile või seadusandlusega kehtestatud täitmise tähtaegadele.
Kirje täitmise tähtaja muutmise kohta tehakse kaardi järgmisel real, kusjuures märgitakse ära uus tähtaeg ning tähtaja muutmise kohta otsuse teinud juhi ametikoht ja perekonnanimi.
Kaardi esikülje vasakusse ülanurka märgitakse RKK kood (0229140) vastavalt üleliidulisele haldusdokumentatsiooni klassifikaatorile ja selle organisatsiooni kood, kus seatakse sisse registreerimis- ja kontrollkaart.
Korduvate avaldusite registreerimisel lüüakse paremasse ülanurka tempel „KORDUV“.
Registreerimis- ja kontrollkaardi tagakülg
Täitmise käik — lahter „Täitmiseks andmise kuupäev“ — märgitakse dokumendi vahetule täitjale üleandmise kuupäev;
lahter „Täitja“ — vahetu täitja perekonnanimi, initsiaalid ja telefon (lahter täidetakse dokumendi igal edasiandmisel);
lahter „Märge vahepealse vastuse või täiendava järelepärimise kohta“ — vahepealse vastuse või järelepärimise adressaat, kuupäev, indeks ja sisukokkuvõte;
lahter „Kontrollmärkmed“ — märkmed meeldetuletuste, täitmise seisukorra jms. kohta.
Täitmise kuupäev, indeks — dokumendi kuupäev ja registreerimisindeks ning lõplikku lahendust sisaldava toimiku number.
Adressaat — märgitakse kõik adressadid, kellele on saadetud lõpliku lahendusega dokument.
Sisu — vastusdokumendi pealkiri ja vastuvõetud otsus (rahuldatud, keeldutud, selgitatud).
Kontrolli alt võttis maha — ettepaneku, avalduse või kaebuse kontrolli alt mahavõtmise otsuse teinud juhi või muu ametiisiku ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid.
Kontrollija allkiri — kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste kontrollimise eest vastutava isiku allkiri.
Toimik ..............., köide ..............., lehed ............... — toimiku indeks nomenklatuuri järgi, köite ja lehtede numbrid (märgitakse pärast lõplikku lahendamist ja toimikusse õmblemist).
Fond ................., nimistu .................., toimik ............... — märgitakse pärast toimiku arhiivi andmist.
Kaardi soovitatav formaat on А5 (148×210) ja A6 (105×148), asutuse äranägemisel võib kaardid valmistada ratsurkaartidena.
- ↑ Kui kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebustega seotud asjaajamise korraldamisel kasutatakse elektronarvuteid, võib kasutada registreerimis- ja kontrollkaarte, mis sisaldavad kõiki ülalmainitud rekvisiite, kusjuures need paiknevad arvutite kasutamiseks sobivas järjestuses.